¿Qué es y para qué sirve un gestor de proyectos?

El gestor de proyectos, también conocido como Project Manager, es la persona encargada de coordinar los pasos a seguir para llevar a cabo un proyecto. A lo largo de este artículo descubriremos cuáles son sus funciones y tareas, qué herramientas necesita y dónde estudiar esta profesión.

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¿Cuáles son las funciones de un gestor?

El gestor de proyectos debe encargarse de controlar que los diferentes pasos de un proyecto se desarrollen según la planificación y los objetivos establecidos por el cliente. Además, para que el proyecto fluya adecuadamente, el project manager deberá coordinar distintos departamentos, como el de recursos humanos, el departamento financiero, la gestión de riesgos y demás que sean necesarios para la elaboración del proyecto.

Así, la persona encargada de llevar a cabo el control del proyecto deberá tomar decisiones y asumir la responsabilidad de cualquier tema relacionado. Igualmente, también tiene funciones más concretas a tener en cuenta:

• Mantener un contacto estrecho con los clientes e informarlos en todo momento del proceso del proyecto.
• Planificar, desarrollar y controlar el proyecto.
• Gestionar los riesgos, problemas y cambios que puedan surgir durante el proceso.
• Ser el portavoz de las reuniones con los miembros del equipo.
• Revisar y analizar el desarrollo del proyecto y decidir si se debe hacer algún cambio o reasignar recursos.

¿Qué se necesita para ser gestor de proyectos?

Para ser un project manager exitoso y profesional se requieren ciertas capacidades fundamentales:

• Saber liderar es importante para transmitir motivación al equipo y familiarizarlos con las metas planteadas. De esta manera, todos van hacia la misma dirección sin confusiones.
• Llevar una buena comunicación con tal de asegurarse que todas las personas entiendan cuáles son las expectativas del equipo y del proyecto.
• Identificar los problemas para lograr minimizar el riesgo a tiempo.
• Tener una buena capacidad de organización para establecer prioridades y mantener el orden adecuado del proyecto.

¿Qué se debe estudiar para ser gestor de proyectos?

Como toda profesión, ser project manager también requiere de formación y estudios. Puede que no haya una carrera específica para la gestión de proyectos, pero sí que se necesitan unos conocimientos básicos como el estándar del PMI, las técnicas de planificación, el uso de Microsoft Project, entre otros. Todo esto te servirá para adquirir las capacidades necesarias para ofrecer un buen servicio en el momento de desarrollar un proyecto y organizar y liderar a tu equipo.

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Herramientas que necesita un gestor de proyectos

Las herramientas para gestionar proyectos ofrecen una estructura clara y un control para facilitar la comprensión de los trabajadores y para que ellos puedan organizarse a su manera. Veamos las cinco herramientas más utilizadas:

1. Trello: se trata de una herramienta para gestionar los proyectos de forma colaborativa y de una manera muy visual. Es un panel totalmente personalizable, de modo que se pueden asignar las tareas a personas concretas y cambiarlas según se necesite.
2. Asana: consiste en un panel en blanco en el que se puede crear equipos y asignar partes del proyecto a cada uno. Además, se puede supervisar en todo momento en qué estado se encuentra cada trabajo, hablar con el equipo y personalizar el calendario.
3. Dapulse: se trata de una herramienta de gestión de tareas, las cuales se pueden asignar a distintos equipos de trabajo mediante un panel de control fácil de usar. Se puede ver a qué persona se le ha asignado la tarea en cuestión y el progreso de la misma. Además, se permite ocupar un espacio con preguntas y respuestas para resolver cualquier duda que les pueda surgir.
4. Noysi: se define como el Whats App de las empresas y sirve para facilitar la comunicación interna. Con esta herramienta se puede hablar entre empleados, con un departamento en concreto, incluso con toda la empresa a la vez. De esta manera, se reduce el uso del correo electrónico y se gana rapidez respondiendo y solventando las dudas.

Tareas de un gestor

Un gestor de proyectos tiene unas tareas específicas que debe realizar para asegurar el buen desarrollo del proyecto y la adecuada organización de sus empleados:

• Planificar: el gestor debe realizar un plan para cumplir los objetivos que respete los recursos y posibilidades de la empresa. También debe planificar el cronograma del proyecto, ya que todo formará parte de una guía para la perfecta ejecución del proyecto.
• Liderar: el responsable debe formar un equipo y liderarlo. Después, deberá asignar las tareas en el tiempo para que siga el proceso planeado.
• Ejecutar el proyecto: el gestor tiene que participar en la elaboración del proyecto y supervisar las tareas del resto del equipo para mantener el control.
• Desarrollar el presupuesto: se debe tener en cuenta cuánto dinero necesita el proyecto y respetarlo. Si hay distintas tareas que superan este presupuesto, el gestor deberá hacer las correcciones necesarias.
• Resolver problemas: el gestor es el responsable del proyecto, así que tiene que ser capaz de resolver los problemas en el momento que surjan. También tiene que prever los riesgos para poder actuar con rapidez si estos aparecen.

Salario de un gestor de proyectos

El salario de un gestor de proyectos, como en todas las profesiones, depende de varios factores. Sin embargo, el salario medio de un project manager con una experiencia de hasta cinco años es de 30.000$ brutos anuales, 2.500$ mensuales. Este salario también depende del tamaño de la empresa, de sus recursos y de la zona geográfica en la que se encuentra el empleado.